סודות הניהול הפיננסי: עצות הזהב שכל בעל עסק חייב להכיר
שמחה לב, עורך דין ורואה חשבון, המשמש יועץ פיננסי במשרד הכלכלה, מרצה בכיר בתחום הפיננסי ומרצה בבי"ס לניהול עסקים של בנק לאומי, ריכז בתמצית עבור בעלי העסקים את הנושאים הפיננסיים להצלחה בעסקים.
הכרת ענף העיסוק וכל הזמן להיות עם "היד על הדופק"
- הכירו את הסיכונים העסקיים ונהלו אותם, מפו את הסיכונים העיקריים המאיימים על העסק ועל פעילותו. לגבי כל אחד מהסיכונים גבשו דרכי התמודדות מתאימים. לדוגמא: סיכוני שער חליפין של מטבע חוץ ניתן לגדר באמצעות עסקאות הגנה.
- לבצע שיחות עם הספקים, להבין מה חדש בתחום שלהם, אילו מוצרים חדשים או שירותים הם יכולים להציע לכם וכיצד אלה יכולים להשפיע על הרווחיות שלכם. שיחות עם סוכני ביטוח לרענון פוליסה, ספקי אחסון ושרתים, טלפוניה וגם ציוד משרדי, כל אלה יכולים לחסוך לכם כסף אבל גם לייצר עבורכם כסף בצורה של שימוש בשרות חדש או מוצר חדשני. תבדקו מי המתחרים שלכם, מי מציע שירותים או מוצרים דומים לשלכם? מה היתרון שיש להם? מה המתחרים שלכם עושים נכון, במה הם טובים?.
לנהל תזרים מזומנים שוטף בגיליון אלקטרוני או בתוכנה ייעודית
- נהלו את תזרים המזומנים בעסק, רוב העסקים קורסים בגלל קשיי נזילות ולא רק בגלל הפסדים עסקיים.
- ניהול תזרים מזומנים מתחיל בהכנת תחזית תזרים מזומנים עתידית. בתחזית זו יש לכלול את כל התקבולים והתשלומים הצפויים בעסק ותאפשר למנהלי העסק לגלות מבעוד מועד באלו מועדים עלול העסק להיקלע לפערי תזרים שליליים. פגיעה ביכולת לעמוד בהתחייבויות ובתשלומים, הינה תופעה עסקית שאינה רצויה ואשר עלולה לפגוע בעסק ובכושר הישרדותו. לכן יש לנקוט פעולות כבר בשלב מוקדם יותר ובטרם נקלע העסק למשבר פיננסי. להלן מספר פעולות לדוגמה אשר תאפשרנה לעסק לשפר את תזרים המזומנים:
- ניהול משא ומתן עם ספקים להארכת תקופת האשראי שמקבל העסק.
- ניהול משא ומתן עם לקוחות לקיצור תקופת האשראי שמקבלים הלקוחות.
- מתן הנחות מזומנים על מכירות במזומן.
- שיתוף מוקדם של הבנק בתהליך במטרה לקבל מימון ביניים או לפרוס מחדש הלוואות קיימות.
- צמצום בעלויות התפעוליות של העסק.
תהליכי גבייה יעילים מלקוחות
- מערך גבייה יעיל הוא קריטי לקיומו של העסק. הגבייה תביא לצמצום הצורך בשימוש באשראי בנקאי וחוץ בנקאי, יפחית את עלויות הריבית של העסק ויסייע במניעת היווצרות חובות אבודים. גבשו לכם מדיניות גביה ברורה והפעילו תמריצים לתשלום מוקדם.
- בחן את מצבו הכלכלי או הפיננסי של הלקוח לפני שנותנים לו אשראי: בקש אישור רו"ח שלו, בדוק את הדוחות כספיים שלו, בדוק שיקים חוזרים באתר בנק ישראל , BDI.
- אשראי שוטף
- נהלו בצורה נבונה את מערך האשראי של העסק, דאגו למבנה הון ואשראי המתאימים לעסק ולמטרותיו. האשראי השוטף המתקבל בעיקר משני מקורות: אשראי ספקים ואשראי בנקאי.
- אשראי ספקים, כדאי לבעל עסק לבחון שימוש באשראי ספקים, למה? כי בדרך כלל האשראי זול יותר ובד"כ אינך נדרש להמציא בטחונות מיוחדים. בעלי עסקים רבים טוענים, כי ככל שנרכוש סחורה רבה יותר אצל ספק מסוים נהיה גורם משמעותי בעסקו ונקבל הנחות גדולות ...אולי ...אבל גם נגדיל את חשיפת האשראי שלנו אצלו והספק יבקש לקצר את תקופת האשראי ויתחיל לבקש מאיתנו בטחונות.
- אשראי בנקאי – יש לזכור שהבנק הוא ספק לכל דבר ועניין. הבנקאים מתמחים במתן אשראי וזה עיסוקם העיקרי ומקור הרווח שלהם וככל שהעסק עם חוסן פיננסי גבוה יותר ויש לו בטחונות הריבית הגלומה תהיה נמוכה יותר על ההלוואות וגם על מסגרות האשראי.
- להלן כמה טיפים לעבודה מול הבנק:
- טפח מערכת יחסים אמינה ועקבית עם הבנק, הוא יכול להתברר כאחד השותפים שלך להצלחה !
- הבנקאי שונא להיות מופתע. אם תפתיע אותו פעם אחת, תיפגע האמינות שלך, הוא ייהפך לחשדן.
- אם אתה צופה חריגה, בקש הסכמתו תוך הסבר לסיבה ולסיכויים לחיסולה.
- ביטול שיקים והרשאות לחיוב החשבון מהווה עבור הבנקאי אור אדום. עדכן אותו והסבר צעדיך.
- נהל מו"מ עם הבנקאי לגבי מחיר האשראי השוטף ונסה להקטינו.
ניהול מלאי
- המלאי מהווה מרכיב עיקרי בנכסים השוטפים של העסק. מלאי עולה כסף והמלאי לא הופך לתזרים עד אשר מומש. ובנוסף, יש למלאי עלויות נוספות, כגון, אחסון אחזקה, מיסים, ביטוח, עלות הסיכון לירידת ערך התיישנות, גניבות ועלויות מימון.
- לעיתים בעלי עסקים טוענים ככל שהמלאי גדול יותר אפשרויות המכירה שלנו גדלות ומקבלים הנחות מהספקים, אבל, יש לשים לב, מלאי גדול מעיק על תזרים המזומנים והפעילות השוטפת, המתבטא לעיתים בתשלום ריביות גבוהות ומלאי ש"נתקע" בעסק כי יש קושי למכור אותו. לכן ברור מכך שאם נדע לנהל את המלאי בצורה נכונה נחסוך הרבה מאוד כסף לעסק.
תמחור והמחרה
- על בעל העסק להכיר את כל הנתונים הפיננסיים הקשורים בעלויות. תמחיר עוסק במדידה, ניתוח ורישום עלויות של מוצרים ושירותים. המחרה עוסקת בקביעת מחיר המכירה האופטימאלי של מוצרים ושירותים. משיקולי יעילות יש לנתח בכל עסק בצורה יסודית את עלויות הישירות של הייצור והרכישה כולל העלויות העקיפות. הכרת העלות ליחידה תסייע בין היתר בקביעת מחיר המכירה האופטימאלי של המוצר או השירות של העסק. מה אחוז הרווח שאתם רוצים ויכולים לקבל על המוצר או השירות ומה המחירים אצל המתחרים. אל תשכחו לתמחר גם את "המשכורת" שלכם.
הקפידו לחסוך בהוצאות העסק
- לגבי כל עלות או הוצאה בדקו את מידת נחיצותה לפעילות העסקית והאם הושגה העלות הנמוכה ביותר האפשרית. קבלו הצעות מחיר לכל שירות או מוצר שרוכש העסק, השוו מחירים ונהלו משא ומתן על העלויות ועל התנאים בטלו כפילויות ומנעו בזבוז מיותר בעסק. דאגו ליעילות תפעולית מקסימאלית בכל אחד מההיבטים בעסק (ייצור, רכש, ניהול מלאי, כוח אדם, עלויות משרדיות וכו')
נהלו תקציב ובקרה תקציבית
- התקציב בעסק משמש כמעין תוכנית עבודה לעסק. באמצעות התקציב ניתן לתכנן את הפעילות העסקית ולבטא אותה בערכים כספיים. תתכננו מראש מתי אתם יכולים לקנות מלאי או להשקיע בציוד חדש, מתי תצטרכו עובדים זמניים או קבועים מתי לפתוח סניף חדש, מתי כדאי לפרסם. ברוב העסקים הקטנים, תכנון תקציבי מבוסס על יעדי הכנסות וההוצאות הדרושות כדי להגיע לרווח הרצוי בו נשאף גם לאחוזי הרווח מקובלים בענף ואף יותר גבוהים ככל האפשר. ניהול שוטף של בקרה תקציבית מול ביצוע יאפשר לגלות בזמן סטיות מהתכנון ולפעול בהתאם בכדי לתקנן. שליטה יעילה בהוצאות העסק תושג רק באמצעות ניהול בקרה תקציבית.
נתחו את הדוחות הכספיים של העסק והפיקו מהם את הלקחים המתאימים
- עסקים רבים מדי נסגרים לאו דווקא בגלל ביקושים נמוכים למוצריהם ולשירותיהם אלא בשל ניהול פיננסי ועסקי כושל. קריאה, הבנה וניתוח של הדוחות הפיננסיים בעסק זהו תנאי יסודי לקבלת החלטות עסקיות איכותיות. הדוחות הפיננסיים והתפעוליים של העסק מגלמים בתוכם מידע יקר ערך המאפשר לטפל בזמן בנקודות תורפה ולנצל הזדמנויות בדרך אופטימאלית. למדו כיצד לקרוא את הדוחות הכספיים וכיצד לנתח את המידע המשתקף מהם. מובטח לכם שזוהי תהיה השקעת זמן ומאמץ משתלמת ביותר.למרות שהדוחות הכספיים נערכים רק לאחר תום התקופה החשבונאית המתייחסת, עדיין ניתן להסיק מהם מסקנות חשובות ומעשיות בניהול העסק. בקשו מרואה חשבון לפחות אחת לרבעון דוח מאזן בוחן ובסוף שנה את הדוחות הכספיים של העסק.
תתייעצו עם יועצים מקצועיים
- בנושאים שאינם בתחום התמחותכם שקלו להעסיק יועצים מקצועיים. יועצים טובים יצדיקו את ההשקעה בהם בין אם על ידי השגת חיסכון בהוצאות ובין אם על ידי הגדלת ההכנסות של העסק. יועצים מקצועיים יסייעו לעסק להטמיע נהלי עבודה חשובים וליישם כלים יעילים אשר יתרמו לשיפור המצב הפיננסי והעסקי ולחיזוק האיתנות הפיננסית, לדוגמא האם כדאי לרכוש רכב או לבצע עסקת ליסינג, האם כדאי שפעילותינו העסקית תהיה כעצמאי יחיד או חברה בע"מ, , בחינת תיק ביטוחי (ביטוח חיים, א.כ.ע., פנסיה וכו'), ביצוע תכנון מס נכון בהתאם לפעילות העסקית.
תכנון מס
- על בעל העסק להכיר מהן הוצאות מותרות לצרכי מס האם ניתן לתבוע את הוצאות כהוצאה מוכרת אשר תקטין בדרך חוקית את תשלומי המס. מה החובות לפי חוקי מס בניהול ספרים, האם חייבים לנהל יומן רכב, יומן תלמידים, ספר הזמנות, תעודות משלוח ועוד.
- איך לנצל באופן אופטימאלי את הטבות המס על החיסכון הארוך טווח (פנסיה, קופות גמל, קרנות השתלמות). מדובר בהטבות מס המגלמות למעשה תשואה של עשרות אחוזים.
לבצע הפרדה מוחלטת בניהול הפיננסי של העסק והמשפחה
- על בעל עסק לבחון את כדאיות חשבונות בנק נפרדים, כרטיסי אשראי נפרדים וכו'. ההפרדה עלולה להיות כרוכה בתוספת עלויות מסוימות, אולם התועלות מצדיקות את העלות. משיכת משכורת חודשית – יש להגדיר סכום חודשי קבוע שיועבר מהחשבון העסקי לחשבון המשפחתי. רצוי לקבוע סכום זה בעזרת רואה החשבון של העסק. ובנוסף לשים לב לתכנן את ההוצאות גם בחשבון הפרטי של תא משפחתי.
לסיכום, ניהול עסק אינו פשוט ודורש ראשית מעשה במחשבה תחילה.
